In een analoge wereld is toegang tot en hergebruik van archiefmaterialen, die vaak auteursrechtelijk beschermd zijn, een heldere zaak. In de digitale ruimte waarin bestanden, documenten en metadata continue geknipt en geplakt worden, gekopieerd, gebruikt en hergebruikt worden, lijken auteursrechten en het beschermen ervan een haast onmogelijke opdracht. De digitalisering van onze samenleving heeft een grote impact op het verspreiden en (her-)gebruiken van data, kennis of informatie.
Hoewel auteursrechten strikt genomen niet tot het zogenaamde meta-archief of de nalatenschap behoren, beïnvloeden ze in grote mate wat er kan en mag gebeuren. Voor de kunstwerken zelf is het auteursrecht uiteraard van groot belang: dat bepaalt wat derden met de werken mogen doen. Zowel voor kunstcollecties als archieffondsen moeten de rechten uitgeklaard zijn of worden, zodat deze gevrijwaard kunnen worden.
Ook de kwestie van privacy is een belangrijk aandachtspunt. Het gaat om privaatrechtelijk archief dat enkel toegankelijk is als de archiefvormer uitdrukkelijk toestemming daartoe geeft. Bij het streven naar zo groot mogelijke publieke toegankelijkheid van archieven is het dus heel belangrijk de (mate van) toegankelijkheid en de eventuele voorwaarden voor toegankelijkheid vast te leggen.