Schetsen, mails of briefwisseling, jaarafrekeningen, vergaderverslagen, foto’s, …. Al dat materiaal zit soms verspreid op verschillende plekken, een deel thuis en stukje in je atelier of depot, in een kast of op je Google Drive. Ordenen begint met het maken van een overzicht van de verspreiding en eventueel omvang en toestand van je archief en/of collectie(s). Noteren waar een en ander zich bevindt, dat is eigenlijk al het halve werk.
Op basis van je overzicht kan je een ordeningsplan opstellen, een soort ‘mappenstructuur’. Je zal merken dat je snel vanzelf komt tot een aantal categorieën zoals bijvoorbeeld Projecten, Tentoonstellingen, Boekhouding, Rechten, Subsidieaanvragen of Voorstudies. Binnen deze categorieën kan je verdere onderverdeling aanbrengen, thematisch of chronologisch en kan je verder onderscheid maken al naargelang de vorm van de archiefstukken (foto’s, tekeningen,…). Zo’n goede structuur is de basis om je archief fysiek of digitaal ook per categorie te ordenen, bij voorkeur zuurvrij of in een duurzaam bestandsformaat. En het kan de basis vormen om je archief te inventariseren.
Elk archief is uniek en ordeningsplannen van andere kunstenaars of organisaties kunnen niet integraal overgenomen worden. Wel kunnen ze fungeren als inspiratiebron. CKV kan je voorzien in zo’n archiefschema. TRACKS verzamelde een aantal modellen op zijn website. Ze kunnen een hulp zijn bij het ordenen van je eigen archief.
Meer info over digitaal ordenen is beschikbaar via TRACKS.
Je kan de data van je Instagram – account downloaden en bewaren op een harde schijf.
Daarvoor ga je op je computer naar de instellingen van je Instagram account. Bij deze instellingen selecteer je ‘Privacy en Beveiliging’.
Vervolgens klik je ‘gegevensdownload’ aan. Voer het mailadres in waarnaar Instagram al jouw data kan bezorgen.
Binnen de 48 uur vind je een zipbestand in je mailbox. Unzip het bestand en sla alle gegevens op in een map op je computer.
Wat je krijgt is een soort van ‘bucket’, een verzameling van verschillende mappen met respectievelijk je foto’s, stories of video’s, en aparte bestandjes met opmerkingen, likes en profielgegevens.
Downloaden is echter nog niet archiveren. En vooralsnog is er geen tool of werkwijze om data van Instagram duurzaam te archiveren. Daarom startten in 2020 verschillende erfgoedinstellingen en organisaties waaronder CKV een traject rond het duurzaam archiveren van social media, naast Instagram ook Twitter of Facebook bijvoorbeeld. Meer info kan je vinden op de projectpagina. Wordt vervolgd!
Bewaar je gegevens om ze dagelijks te beheren en te gebruiken? Dan werk je met gangbare beheerformaten zoals .docx, .ppt of .mp4. Maar voor langere termijn sla je best deze documenten (ook) op in een ander, meer duurzaam formaat. Vaak zijn er meerdere antwoorden te geven op de vraag in welk bewaarformaat je best een bepaald bestand opslaat. Het hangt af van hoeveel info je wil bewaren, hoeveel tijd dat je wil steken in digitaliseren, omzetten, converteren en/of bewaren. TRACKS biedt een overzicht van de mogelijkheden, gaande van tekstbestanden tot technische tekeningen.
Wellicht helpt dit beknopte overzicht je al een eind op weg: tekstbestanden bewaar je best in PDF /A, tabellen bij voorkeur in .xls(x), eventueel .xml of .csv. en presentaties in .xml of.svg. Foto’s bewaar je in .tiff, geluidsfragmenten in .wav of .pcm en video in .mxf.
Meer info hierover is beschikbaar via TRACKS.
Waarom je digitaliseert bepaalt het antwoord op de vraag wat je wil digitaliseren. Wil je je analoge documenten en foto’s digitaliseren om je website te voorzien van het nodige beeldmateriaal? Of merk je dat het nodig is om oudere bruikleendocumenten of contracten digitaal snel bij de hand te hebben om duidelijke afspraken te maken omtrent een nieuwe tentoonstelling? Laten gedigitaliseerde stukken je toe om online met andere kunstenaars te werken aan een nieuw project? Alleen al omwille van je dagelijkse werkzaamheden zijn de aanleidingen legio om delen van je archief en werk te digitaliseren.
Maar ook op lange termijn is digitalisering van je archief zonder meer nuttig. Zijn er stukken in je archief die door een minder goede bewaring enkel nog voor de toekomst te redden zijn door ze te digitaliseren? Wat wil je digitaal ter beschikking stellen voor onderzoekers of een ruimer publiek? Want online kan je ‘oneindig’ grote collecties tonen aan het publiek, zonder gebonden te zijn aan de fysieke bewaarplaats. Behalve toegankelijkheid en zichtbaarheid draagt digitalisering ook bij tot een veiliger archiefbeheer. Hoewel het nooit hetzelfde is als een origineel analoge stuk, is een digitale kopie een soort veiligheidskopie die naderhand nog valt te raadplegen.
Wat je digitaliseert, hangt af met andere woorden af van de prioriteiten die je jezelf vooropstelt, met oog voor het nut op de korte termijn èn de lange termijn. Een overzicht van je archief (een plaatsingslijst) helpt je om prioriteiten te stellen.
Waar je best je gedigitaliseerde documenten en objecten bewaart, hang af van verschillende factoren zoals onder meer de opslagcapaciteit, de toegangssnelheid, de levensduur van de drager of de kostprijs. Algemeen gesteld bewaar je bij voorkeur de data op een harde schijf, de opslagcapaciteit en levensduurte hiervan is beduidend groter dan deze van bijvoorbeeld een CD, DVD of USB-stick. Het is aangeraden om je digitale bestanden op twee verschillende externe harde schijven te bewaren, apart van elkaar om mogelijk verlies door bijvoorbeeld diefstal, malware of brand te vermijden. Uiteraard kan je ook gebruik maken van diverse Clouddiensten. De omvang van je bestanden bepaalt de prijs. Nadeel is dat je op lange termijn niet weet wat organisaties zoals Google kunnen garanderen qua bewaring van en toegang tot je data.
Voor een goede omgang met je digitale data gelden dezelfde adviezen als bij analoge dragers: bewaar uit rechtstreeks zonlicht, vermijd grote temperatuurschommelingen en stof. Vermijd in het bijzonder elektromagnetische velden zoals microgolfoven of draadloze toestellen.
Alles begint met een ordeningsplan of archiefschema. Eens je globaal weet wat zich waar bevindt, kan je starten om je archief nader te beschrijven of inventariseren. Je kan kiezen hoe diepgaand je te werk wil gaan: sommige onderdelen van je archief vereisen wellicht een beschrijving tot op stukniveau, andere onderdelen volstaan met een duidelijke beschrijving van een (deel)reeks. Zo’n beschrijving kan je maken in een .xls tabel, met daarin volgende kolommen: nummer, vorm (brief, foto, voorwerp, tekening,…), inhoudsbeschrijving, datum (eventueel begin- einddatum), omvang (stuk, map, omslag, MB, ….), afmetingen, bewaarplaats. Je ordeningsplan kan fungeren als verdere structurering van je inventaris.
Een ordeningsplan of archiefschema kan je helpen om je archief, digitaal en fysiek, te inventariseren. CKV biedt kunstenaars zo’n archiefschema aan, je vindt dit [hier] terug. Ordeningsplannen voor organisaties zoals galerijen zijn in de maak, aarzel niet om ons te contacteren.
Een archiefschema biedt een hiërarchische structuur, die gaat van algemeen naar bijzonder. De lagere niveaus kunnen gebaseerd zijn op redactionele vorm (facturen, contracten,…) of op de aard van project of dossier, eventueel chronologisch geordend. Je kan zelf het schema aanpassen op maat van jouw archief, let wel dat je niet teveel niveaus onderscheidt, want dan wordt het schema snel onoverzichtelijk.
Archiefzorg omvat het in kaart brengen, waarderen, beheren en ontsluiten van archieven gevormd door kunstenaars, reflectieve actoren, beeldende kunstorganisaties en verzamelaars bij hun werk en leidt hen, respectievelijk, naar creatie, onderzoek, opleiding, organisatie van tentoonstellingen en verzamelen. Dit is een lange weg en voor veel kunstarchieven ligt het uiteindelijke doel van dit proces in het een plaats kunnen geven in de publieke ruimte. Duiding van het archief is daarbij de sleutel: het op diverse manieren overzichtelijk maken, structureren, contextualiseren en zo beschikbaar stellen voor verdere activering. Deze activering dient breed te worden gezien; ze betreft niet enkel een publieke (her)waardering en inzet van het werk, maar ook ondersteuning van een economische (op)waardering ervan.
Onderzoek en duiding schept een kader. Gedurende het proces van de archiefzorg bouwt men een kunstwetenschappelijke expertise en een breder perspectief op; er wordt gewerkt aan een overzicht van het oeuvre, materialen worden beschreven, stukken worden gedigitaliseerd, er wordt op een inhoudelijke manier gestructureerd, gesproken en geschreven bronnen worden geverifieerd.
Met oog op het doel en de gewenste resultaten zoals hierboven beschreven, is het verstandig om een onderzoek-gedreven werking van in het begin te implementeren. Onderzoek kan je immers zelf aanvangen en hoeft niet (meteen) uitbesteed te worden aan externen. Een onderzoeksplan maak je dus best al aan het begin van het archieftraject. Het schept zo immers mogelijkheden om meteen de artistieke praktijk van de kunstenaar in kwestie te duiden en te presenteren. Dit betekent bijvoorbeeld dat je naast de basisinventarisatie ook een diepte-inventarisatie opstart, waarbij het archief op stukniveau wordt gestoffeerd en gedocumenteerd. Bij het (her)structureren van het archief houd je vooral rekening met de capaciteit om verbanden te leggen, context te bieden, en inhoudelijke lijnen te laten samenvloeien.
Naast beeldende kunstenaars en de beeldende kunstorganisaties waarmee ze verbonden zijn, is er ook een belangrijke groep archiefvormers die zich als ‘reflectieve actoren’ laten omschrijven. Deze reflectieve actoren doen aan archiefvorming die juist voortkomt uit onderzoek. Critici, academici, studenten, auteurs etc. zijn alle externe onderzoekers die een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de analyse van het archief. In samenwerking met het CKV worden onderzoeksprojecten opgestart met academische en andere externe partners. Het CKV stimuleert verder onderzoek naar beeldende kunstarchieven en nalatenschappen door interessante onderzoeksmogelijkheden te signaleren en te faciliteren aan diverse onderzoekers, door onderzoeksinstellingen te bezoeken en uit te nodigen, en door de organisatie van gezamenlijke themadagen of conferenties binnen het veld van de kunstarchieven. Het CKV neemt hiervoor ook zelf enkele initiatieven, start voorbeeldtrajecten, maar werkt vooral via de netwerken waar het deel van uitmaakt.
In de digitale ruimte is het mogelijk om flexibel en duurzaam onderzoeksresultaten te delen en beschikbaar te maken voor externe onderzoekers, ook al is het archieftraject nog niet helemaal doorlopen. Het CKV onderzoekt deze verschillende mogelijkheden om kunstarchieven te ontsluiten zodat ze op duurzame digitale platformen beschikbaar zijn voor verder gebruik, consultatie, contextualisering en maatschappelijke activering.