Hoe breng je een fotografisch archief in kaart? Hoe maak je een overzicht van een fotografisch archief?

Plaatsingslijst

Een eerste overzicht maken van je archief kan je doen via een plaatsingslijst. Deze lijst is een overzicht van al je archief op een systematische manier volgens de locatie waar ze bewaard worden. Werk kamer per kamer, kast per kast en lade per lade en maak in Excel een lijst van wat je tegenkomt.

Enkele velden die je zeker kan opnemen zijn de locatie, het aantal exemplaren, een korte beschrijving van de inhoud van de doos of map, datering (bij benadering) en de staat van het archiefmateriaal. Je kan dit eventueel aanvullen met andere velden zoals het beschrijven van de bestaande ordening van het materiaal.

• Let op: Je plaatsingslijst dient aangepast te worden van zodra je stukken gaat verplaatsen of ordenen in je archief. Het is belangrijk om deze zo up-to-date mogelijk te houden.

Download hier: sjabloon: Plaatsingslijst.

Orden je archief

De plaatsingslijst geeft je een eerste, helder overzicht van je fotografisch archief, maar je archief is daarmee nog niet geordend. Dit kan een volgende stap zijn in je proces. Er kunnen bijvoorbeeld verschillende mappen zijn van één bepaald project op diverse locaties in je woning, atelier of depot. Je zou ervoor kunnen kiezen om deze mappen samen, op eenzelfde locatie, te bewaren.

Voor je digitale archief kan je nagaan of de structuur die organisch is gegroeid doorheen je artistieke praktijk voor je werkt of dat je hier bepaalde keuzes in kan maken om deze duidelijker, overzichtelijker en gebruiksvriendelijker te maken. Vermijd bijvoorbeeld mappen ‘varia’ en ‘algemeen’, maak gebruik van logische en duidelijke bestandsnamen en duurzame bestandsformaten, zoals JPEG, TIFF en pdf.

Inventariseer je archief

Een volgende stap zou kunnen zijn om van je plaatsingslijst een inventaris te maken, waarin je stukken en objecten uitgebreider gaat beschrijven. Hierin kan je elk stuk of elke reeks afzonderlijk beschrijven. Zie ‘Hoe ga je een foto beschrijven?’ voor meer informatie.

Een inventaris zorgt ervoor dat je archief goed toegankelijk is, zowel voor jezelf als kunstenaar, als voor externen (denk aan onderzoek, publicaties of tentoonstellingen). De vraag die je hierbij kan stellen is: Is het nodig om hier dieper op in te gaan, of is een duidelijke, overzichtelijke plaatsingslijst voldoende voor de dagelijkse werking? Weten wat je hebt, is een goede reden om met je archief aan de slag te gaan. Daarnaast kan je ook nadenken over wat je met je fotografisch archief wil bereiken.

Checklist

Wil je weten of je archiefbeheer voor je fotografisch archief op niveau is? Vul onderstaande checklist en zie welke stappen je al ondernomen hebt of nog kunt ondernemen.

Download hier: Checklist ‘Archiefbeheer voor je fotografisch archief’.

Lees verder: Hoe ga je een foto beschrijven?