Inventarisnummer – Elk object of stuk geef je een uniek nummer; dit is je inventarisnummer. Als er al een standplaatscode of objectcode is, kan je deze gebruiken. Je kan ook ‘van … tot ….’ ingeven als je de stukken niet allemaal apart gaat behandelen, maar als een reeks.
Titel – Hier kan je de titel van het werk invullen.
Beschrijving – Geef een korte beschrijving van het object of stuk. Eventueel kan je de afgebeelde personen, locatie of gebeurtenis vermelden.
Naam vervaardiger – naam van de fotograaf
Datering – datum van het object of stuk
Aantal – Wanneer je een reeks gaat beschrijven, kan je het aantal opnemen. Als het om één individueel object gaat, is dat 1. Wanneer je een doos of reeks registreert van meerdere stukken, vul je dat aantal in.
Materiaal (type) – Vermeld over welk type materiaal het gaat.
Afmeting (beschrijving afmeting) – Vul de afmetingen in van het object. Eventueel zou je nog een bijkomend veld kunnen voorzien voor de afmetingen van de kader, mocht het werk ingekaderd zijn.
Deelcollectie – Indien het object kan worden toegewezen aan een bepaalde deelcollectie, kan je dat in dit veld noteren.
Huidige standplaats – Waar wordt het object, stuk of reeks bewaard?
Toestand (conditie) – Geef aan welke schade het stuk uit je archief mogelijks vertoont. Je kan de schade ook beschrijven en eventueel een nood aangeven tot restauratie mocht dit nodig zijn. Dit is vooral interessant als het gaat over een werk.
Er zijn diverse databases en tools voorhanden om je fotografisch archief te beschrijven. Let wel op: hier is vaak een kostprijs aan verbonden. Als je dat nodig acht voor je werking, is dat zeker een optie. Anders kan je ook al heel ver geraken met Excel, Word, google documenten en spreadsheets. Verder is het aangeraden om een systeem uit te werken dat voor jou werkt, zodat je deze op regelmatige basis up-to-date kan houden.
Download hier: Sjabloon: Hoe ga je een foto beschrijven?
Lees verder: Wat met selectie? Wat met dubbels?
