Eerste Hulp Bij Archiefzorg

Naast een rijkelijk gevulde agenda met bezoeken aan verschillende kunstarchieven, staat de realisatie van een kennisdossier EHBA (‘Eerste Hulp Bij Archiefzorg’) op de planning van CKV in 2025. Het kennisdossier wil kunstenaars en archiefvormers enkele tools aanreiken om snel en goed te handelen in geval van nood. Hoe breng je een archief in veiligheid na brand- of waterschade? Met wie neem je het beste contact op om een archief dat zich in de gevarenzone bevindt te evacueren? Waar kan je terecht om beschadigde stukken te laten restaureren? We bundelen deze vragen en proberen op een overzichtelijke en hanteerbare manier oplossingen aan te reiken. Enkele preventieve maatregelen, waaronder het beschikken over een actieplan, zijn in noodgevallen immers vaak cruciaal.

Hoewel de artistieke praktijk van een kunstenaar verschillende aspecten omvat: het archief, het oeuvre, het atelier of de woning – focust het kennisdossier EHBA op het beredderen van archieven. In archieven worden vaak zeer fragiele documenten bewaard, die gevoelig zijn voor licht en stof. Materialen zoals papier en boeken, dia’s en fotonegatieven, …  zijn bijzonder kwetsbaar en kunnen volledig verloren gaan bij aantasting door schadefactoren zoals brand en water, of door insecten en schimmels. Ook documentatie die digitaal op een computer of op een harde schijf is opgeslagen, kan in noodsituaties bedreigd zijn. Aangezien er in sommige archieven ook documenten als kunstwerken bewaard worden (brieven, tekeningen, voorstellen, …) vragen ze erom met de grootste zorg behandeld te worden. De omgang met de materialen vereist zowel voor als na schade specifieke kennis en expertise – vaak van professionele conservatoren en restauratoren. Deze kennis en expertise is in veel gevallen echter uitsluitend voorhanden in collectiebeherende instellingen zoals archieven, bibliotheken en musea. Toch wordt er ook bij particuliere archiefvormers waardevolle documentatie bewaard, die bijzondere aandacht en zorg verdient.

Aan de hand van een aantal praktische tips, wil CKV deze archiefvormers graag basisrichtlijnen aanreiken om eerste hulp toe te dienen in geval van nood. De eerste stappen zijn immers noodzakelijk om grote verliezen te voorkomen en om onomkeerbare schade te verkleinen. In tegenstelling tot wat je zou verwachten, zijn deze eerste stappen vaak eenvoudig en gemakkelijk te ondernemen. Denk maar aan een goede inrichting van de bewaarplaats of het gebruik van huishoudkundige materialen voor het veiligstellen van de bedreigde (onderdelen van) het archief. Je kan bijvoorbeeld je diepvries gebruiken om nat papier of natte boeken tijdelijk in te vriezen en verdere schade te voorkomen. Door na te denken over welke objecten prioritair geëvacueerd moeten worden en door de verplaatsingen te registreren, verzeker je jezelf er bovendien van dat de belangrijkste documenten als eerste gered worden en blijf je op de hoogte van wat zich waar bevindt.

Het kennisdossier EHBA (‘Eerste Hulp Bij Archiefzorg’) wordt gerealiseerd in samenwerking met We Conserve – specialisten met jarenlange ervaring in calamiteitenbeheer. Het kennisdossier bevat een reeks preventieve maatregelen en een calamiteitenwijzer, een lijst met benodigdheden voor een noodkit specifiek gericht op archieven en een lijst met noodnummers, evenals een sjabloon voor de evacuatie en registratie van objecten. Het kennisdossier wordt in het najaar van 2025 gelanceerd, waar vanaf dan op een actieve manier naar verwezen zal worden in de dienstverlening.

Heb je vragen omtrent de zorg voor je archief? Zowel voor inhoudelijke als praktische vragen kan je terecht bij CKV. Wil je graag op de hoogte blijven van onze verschillende lopende projecten? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief, of volg ons op onze sociale media.