Archiefdoorlichting: weten wat je hebt

Weten wat je hebt, het is een begin om de zorg voor je archief aan te vatten. CKV organiseert verschillende archiefdoorlichtingen bij organisaties, nalatenschappen en kunstenaars. Het doel van zo’n archiefdoorlichting is om kennis te verwerven rond de inhoud, staat, omvang en waarde van het archief. Op basis hiervan bekijkt CKV samen met de archiefvormer en/of beheerders hoe de zorg en de werking voor het archief kan aangepakt worden en wat de sterktes en uitdagingen zijn. De resultaten worden samengebracht in een rapport met een kwantitatieve en kwalitatieve analyse van het fysiek en digitaal archief, de archiefwerking en een waardebepaling. Ook biedt het de mogelijkheid om enkele aanbevelingen te doen voor het duurzaam borgen van het archief.

Methodologie

Een archiefdoorlichtingstraject verloopt gefaseerd om zoveel mogelijk informatie te verzamelen  over het fysiek en digitaal archief, de archiefwerking en -zorg. De doorlichting bestaat uit drie componenten: verkennende gesprekken, een plaatsingslijst en een waardering.

In eerste instantie vinden er verkennende gesprekken plaats met de archiefvormer, beheerders of medewerkers die gebruik maken van of zorg dragen voor het archief. Tijdens deze bezoeken krijgt CKV een beeld over de verschillende documenten, archiefstukken en objecten die binnen het archief circuleren en de manier waarop er mee wordt omgegaan. Vervolgens kan er gestart worden met het in kaart brengen van het fysiek en digitaal archief, op basis van een sjabloon ‘archiefdoorlichting’.

Na het opstellen van een plaatsingslijst werkt CKV een waardebepaling uit voor het archief via ons waarderingskader dat werd opgesteld als objectiverend beoordelingskader voor kunstarchieven van de hedendaagse beeldende kunst. Al deze verzamelde gegevens worden bijeengebracht in een rapport en dragen bij tot de analyse van het archief als geheel. Tevens geeft CKV beknopt advies op maat in verband met de stappen die verder ondernomen kunnen worden met oog op een duurzaam behoud en beheer.

Doel van de archiefdoorlichting

De archiefdoorlichting heeft als doel om voldoende informatie te verzamelen die als grondstof kan fungeren om prioriteiten vast te leggen en om verdere stappen te ondernemen. Zo kunnen de noden en acties in kaart worden gebracht voor bijvoorbeeld een duurzaam behoud en beheer van het archief of de verdere ontsluiting ervan voor een ruimer publiek. Inzicht hebben in ordening, samenstelling en bewaaromstandigheden zijn van cruciaal belang bij het nemen en beargumenteren van beslissingen.

Concreet kan een archiefdoorlichting leiden tot een gefundeerd archiefplan, dit is een plan van aanpak met onder meer missie & visie, prioriteiten, personeels- en financiële begroting en te nemen stappen of tot gerichte, afgebakende acties inzake archiefzorg (herverpakken, digitalisering, optimalisering ordening,…).  En de doorlichting biedt tevens vaak zicht op zaken die reeds goed verlopen, het motiveert om nadere stappen te zetten.

Overzicht archiefdoorlichtingen

• 2022-2023 – S.M.A.K., Gent
• 2023 – Estate Jan Dries, Zoersel
• 2023-2024 – Nalatenschap Roland Van Den Berghe, Beersel
• 2023-2024 Mu.Zee, Oostende

CKV voert archiefdoorlichtingen uit om verdiepende kennis op te bouwen rond specifieke soorten archieven in de beeldende kunst (zoals museumarchief, archief nalatenschap,…) en bijzondere vraagstukken (bijvoorbeeld documentaire collecties met archiefstukken). Om deze dan nadien te delen met het brede erfgoedveld en de sector van de beeldende kunst. Heb je vragen in verband met deze archiefdoorlichtingen? Of wil je zelf een archiefdoorlichting organiseren en uitvoeren? Contacteer ons via ckv@muhka.be

(NL)