Des croquis, des échanges de mails ou de lettres, des comptes annuels, des procès-verbaux de réunion, des photos,… Tout ce matériel est parfois dispersé à différents endroits, une partie se trouve à la maison, une autre à l’atelier ou au dépôt, dans une armoire ou sur votre Google Drive. Pour commencer à mettre de l’ordre, la première étape consiste à créer un aperçu de l’éparpillement et de la taille ou de l’état éventuel de votre archive et/ou collection(s). Noter l’emplacement où se trouve chaque partie constitue déjà la moitié du travail.
Sur la base de votre aperçu, vous pouvez mettre sur pied un plan d’organisation, une sorte de « structure des dossiers ». Vous remarquerez que vous imaginerez assez facilement vous-même un certain nombre de catégories telles que Projets, Expositions, Comptabilité, Droits, Demandes de subsides ou Études préliminaires. Dans ces catégories, vous pouvez ajouter des sous-groupes thématiques ou chronologiques et pouvez effectuer une nouvelle distinction en fonction de la forme des documents d’archives (photos, dessins…). Une bonne structure de la sorte constitue votre point de départ pour organiser votre archive physique ou numérique par catégorie, de préférence de manière désacidifiée ou dans un format de fichier durable. Et elle peut vous servir de point de départ pour effectuer l’inventaire de votre archive.
Chaque archive est unique et les plans d’organisation des autres artistes ou organisations ne peuvent pas être repris intégralement. Ils peuvent toutefois servir de source d’inspiration. Le CKV peut vous fournir un schéma d’archive de ce type [documents dans le lien]. TRACKS a rassemblé un certain nombre de modèles sur son site. Ils peuvent vous aider à mettre de l’ordre dans votre propre archive.
Pour en savoir plus sur la mise en ordre numérique, rendez-vous sur le site de TRACKS : https://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/maak-een-ordeningsplanmappenstructuur
Vous pouvez télécharger les données de votre Instagram et les conserver sur un disque dur. Pour y parvenir, vous devez vous rendre sur votre compte Instagram via votre ordinateur. Allez dans les paramètres et sélectionnez « Confidentialité et Sécurité ». Cliquez ensuite sur « Télécharger les données ». Entrez votre adresse e-mail sur laquelle Instagram peut vous envoyer toutes vos données. Vous trouverez un fichier zip dans votre boîte de réception dans un délai de 48 heures. Dézippez le fichier et enregistrez toutes les données dans un dossier de votre ordinateur. Vous recevrez un « bucket », un ensemble de différents dossiers avec respectivement vos photos, stories ou vidéos, et des fichiers séparés avec des remarques, des likes et des données de profil.
Télécharger n’est toutefois pas synonyme d’archiver. Il n’existe pour le moment pas d’outil ou de méthode pour archiver vos données d’Instagram de manière durable. Pour cette raison, MeeMoo [https://meemoo.be/nl], en collaboration avec le CKV, introduit une demande de subvention en mars 2020 afin de commencer un projet lié à l’archivage durable des réseaux sociaux. Affaire à suivre !
Vous conservez des données pour les gérer et les utiliser de manière quotidienne ? Dans ce cas il est préférable de travailler avec des formats de gestion habituels tels que .docx, .ppt ou .mp4. Pour le long terme par contre, il est préférable d’enregistrer (également) ces documents sous un format différent et plus durable. Il existe souvent plusieurs réponses à la question de savoir quel format de conservation est le plus adapté pour un certain fichier. Tout dépend de la quantité d’informations à conserver, du temps que vous souhaitez investir dans la numérisation, la conversion et/ou la conservation. TRACKS propose un aperçu des possibilités, des fichiers texte aux dessins techniques.
Ce bref aperçu permettra peut-être de déjà vous aider à avancer : il est préférable de conserver les fichiers texte en PDF/A, les tableaux en .xls(x), éventuellement en .xml ou .csv. et les présentations en .xml ou .svg. Il est conseillé de conserver les photos en .tiff, les fichiers audio en .wav ou .pcm et les fichiers vidéo en .mxf.
Pour en savoir plus sur le sujet, rendez-vous sur le site de TRACKS : : https://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/bestandsformaten-en-codecs
La raison de la numérisation vous permet de savoir ce que vous voulez numériser. Vous souhaitez numériser vos documents et photos analogues afin d’alimenter votre site avec le matériel visuel nécessaire ? Ou vous remarquez qu’il est nécessaire de pouvoir accéder rapidement à des vieux documents prêtés ou contrats en version numérique afin de prendre des rendez-vous clairs à propos d’une nouvelle exposition ? Est-ce que les documents numériques vous permettent de collaborer en ligne avec d’autres artistes sur un nouveau projet ? Les motifs pour numériser certaines parties de votre archive et de votre travail sont légion, déjà seulement en raison de vos activités quotidiennes.
Mais sur le long terme également, la numérisation de votre archive est sans aucun doute utile. Est-ce que, en raison de leur moins bonne conservation, certaines parties de votre archive peuvent uniquement être sauvées pour le futur en les numérisant ? Que voulez-vous mettre à disposition sous une forme numérique pour les chercheurs ou un public plus large ? Car vous pouvez mettre des collections immenses et infinies à la disposition du public en ligne, sans que celles-ci ne soient liées à un endroit de conservation physique. En plus de l’accessibilité et de la visibilité, la numérisation contribue également à une gestion d’archive plus sûre. Même si elle ne sera jamais la même qu’une pièce analogue originelle, une copie numérique représente une sorte de copie de sécurité qui peut ensuite encore être consultée.
En d’autres mots, ce que vous décidez de numériser dépend des priorités que vous avez établies, en prenant compte de l’utilité sur le court terme et le long terme. Un aperçu de votre archive (une liste des emplacements) vous aide à établir des priorités.
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Le meilleur endroit pour conserver vos documents et objets numériques dépend de différents facteurs tels que la capacité de stockage, la vitesse d’accès, la durée d’existence du support ou le prix. De manière générale, il est souvent préférable de conserver vos données sur un disque dur, la capacité de stockage et la durée d’existence de celui-ci est sensiblement plus élevée que celle d’un CD, DVD ou d’une clé USB. Il est conseillé de conserver vos fichiers numériques sur deux disques durs différents à des endroits différents pour éviter de les perdre tous les deux en cas de vol, de malware ou d’incendie. Vous pouvez bien entendu également faire appel à des services de cloud. Le prix du service dépendra de la taille de vos fichiers. Le désavantage est que vous ne pouvez pas savoir ce que des organisations comme Google peuvent garantir en termes de conservation et d’accès pour vos données sur le long terme.
Pour assurer une bonne gestion de vos données numériques, les mêmes conseils sont de mise que pour les supports analogues : éloignez-les de la lumière du soleil, évitez les grandes variations de température et la poussière. Évitez particulièrement les champs électromagnétiques issus des micro-ondes ou des appareils sans fil par exemple.
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Tout débute avec un plan d’organisation et un schéma d’archive. Une fois que vous avez identifié plus ou moins l’emplacement de chaque partie de votre archive, vous pouvez commencer à la décrire ou à en faire l’inventaire. Vous pouvez choisir à quel point vous souhaitez aller en profondeur : certaines parties de votre archive nécessitent peut-être une description morceau par morceau, alors que d’autres peuvent se contenter d’une description claire d’un (sous-)ensemble. Vous pouvez effectuer une description de ce type dans un tableau .xls avec les colonnes suivantes : numéro, forme (lettre, photo, objet, dessin,…), description de contenu, date (éventuellement la date de début et de fin), taille (morceau, carte, enveloppe, MB,…), dimensions, lieu de conservation. Votre plan d’organisation peut servir pour la suite de la structuration de votre inventaire.
Un plan de classification ou un schéma d’archive peuvent vous aider à faire l’inventaire de votre archive de manière numérique ou physique. Le CKV propose un schéma d’archive de ce type aux artistes. Vous pouvez le retrouver [ici]. Des plans de classification pour les organisations telles que des galeries sont en cours de préparation, n’hésitez pas à nous contacter.
Un schéma d’archive offre une structure hiérarchique qui part du général pour aller au particulier. Les niveaux les plus bas peuvent reposer sur la forme rédactionnelle (factures, contrats,…) ou sur la nature du projet ou du dossier, et être éventuellement classés de manière chronologique. Vous pouvez adapter vous-même le schéma en fonction de votre archive, mais soyez attentif à ne pas identifier trop de niveaux, car le schéma en deviendrait rapidement désordonné.
Le soin d’archive comprend le recensement, la valorisation, la gestion et la publication d’archives créées par des artistes, des acteurs réflectifs, des organisations d’art plastique et des collectionneurs dans le cadre de leur travail et qui les mènent respectivement à la création, à la recherche, à la formation, à l’organisation d’expositions et à la collecte. Ce chemin est long et pour de nombreuses archives d’art, l’objectif final de ce processus est de trouver leur place dans l’espace public. L’explication de l’archive en est la clé : par de multiples façons, la rendre plus claire, la structurer, la contextualiser et la rendre disponible en vue de la poursuite de l’activation. Cette activation doit être perçue à grande échelle ; elle ne concerne pas seulement une (re)valorisation et un engagement publics du travail, mais constitue également un soutien en vue d’une (re)valorisation économique de celle-ci.
La recherche et l’explication créent un cadre. Pendant le processus de soin d’archive, une expertise artistico-scientifique et une perspective plus large sont construites ; un aperçu de l’œuvre est mis en place, des matériaux sont décrits, des œuvres sont numérisées, une structure de contenu est établie, des sources orales et écrites sont vérifiées.
En vue d’atteindre l’objectif et les résultats attendus qui sont décrits ci-dessus, il est préférable de mettre en place un fonctionnement basé sur la recherche qui reprend tout depuis le début. En effet, vous pouvez vous-même commencer la recherche, qui ne doit dès lors pas être (directement) sous-traitée à des personnes externes. Il est préférable de déjà créer un plan de recherche dès le début du parcours d’archive. En effet, cela permet ainsi de directement montrer et présenter la pratique artistique de l’artiste en question. Vous devez dès lors constituer un inventaire en profondeur, dans lequel l’archive est étoffée et documentée par œuvre, en plus d’un inventaire de base. Lors de la (re)structuration de l’archive, vous devez principalement tenir compte de la capacité à établir des liens, à proposer du contexte et à faire converger des lignes de contenu.
En plus des artistes plastiques et des organisations d’art plastique auxquelles ils sont liés, il existe également un groupe incontournable de producteurs d’archives qui se considèrent comme des « acteurs réflectifs ». Ces acteurs réflectifs s’occupent de la formation d’archive qui est justement dérivée de la recherche. Les critiques, les universitaires, les étudiants, les auteurs, etc. sont tous des chercheurs externes susceptibles d’apporter une contribution notable à l’analyse de l’archive. En collaboration avec le CKV, des projets de recherche sont lancés avec des représentants du monde académique et d’autres partenaires externes. Le CKV stimule la poursuite de la recherche liée aux archives d’art et legs plastiques en signalant et en facilitant les possibilités de recherche intéressantes à divers chercheurs, en visitant et en invitant des instituts de recherche et en organisant des journées thématiques ou conférences communes au sein du champ de l’archive d’art. Le CKV prend également lui-même quelques initiatives, lance des parcours d’exemple, mais travaille surtout avec les réseaux dont il fait partie.
Dans l’espace numérique, il est possible de partager des résultats de recherche et de les rendre accessibles à des chercheurs externes de manière flexible et durable, même si le parcours d’archive n’est pas encore complètement terminé. Le CKV examine ces différentes possibilités pour publier des archives d’art afin qu’elles soient disponibles sur des plateformes numériques durables pour l’utilisation, la consultation, la contextualisation et l’activation sociale.